Política de Privacidade da Myndchat

1. Quem somos e como falar conosco

A Myndchat é uma plataforma de automação de conversas que empresas usam para atender seus próprios clientes por WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger e TikTok. Esta política explica o que fazemos com dados pessoais, em que situações, com que fundamento e por quanto tempo.

O Encarregado é o canal de comunicação entre você, nós e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Você pode escrever diretamente a ele sobre qualquer assunto desta política, inclusive reclamações.

Sobre o momento em que esta política entra em vigor. Nesta data, o site institucional da Myndchat está no ar e a plataforma está em construção. Os tratamentos descritos nas seções 3, 4, 5, 7, 8 e 12 dizem respeito à plataforma e passam a ocorrer, para cada cliente, a partir do momento em que ele cria uma conta e conecta um canal. Enquanto isso não acontece, o único tratamento em curso é o descrito na seção 6, referente ao site. Publicamos a política antes porque quem contrata precisa poder ler o que será feito com os dados antes de decidir, e porque as plataformas com que nos integramos exigem a política publicada e ativa antes de autorizar a integração.

2. A distinção que organiza esta política

Esta é a seção mais importante do documento, e ela está no começo de propósito. A Myndchat ocupa dois papéis diferentes ao mesmo tempo, e o que você pode exigir de nós depende de qual dos dois se aplica ao seu caso.

Somos CONTROLADORES dos dados de quem assina a plataforma. Se você contratou a Myndchat, ou é uma pessoa da equipe de quem contratou, nós decidimos por que e como tratamos os seus dados de cadastro, de cobrança e de uso do produto. Nesse caso, você exerce os seus direitos diretamente conosco.

Somos OPERADORES dos dados dos contatos finais dos nossos clientes. Se você conversou com uma loja, uma clínica ou uma agência pelo WhatsApp, pelo Instagram, pelo Messenger ou pelo TikTok, e essa empresa usa a Myndchat, então a conversa passa pelos nossos sistemas — mas quem decide a finalidade daquele tratamento, quem colhe o seu consentimento e quem responde por ele é a empresa com quem você falou, não a Myndchat. Nós tratamos esses dados sob instrução dela.

Se você é contato final e quer acessar, corrigir ou eliminar os seus dados, o caminho é procurar a empresa com quem você conversou. Ela é a controladora. Se ainda assim você nos escrever, nós não vamos ignorar: encaminhamos o pedido ao cliente responsável, informamos você de que fizemos isso, e apoiamos o atendimento no que estiver ao nosso alcance técnico. O que não podemos é decidir por ele sobre dados que não são nossos.

Essa separação não é formalidade jurídica: ela muda o que fazemos na prática. Nenhum dado tratado na condição de operador é usado para finalidade nossa, cruzado entre organizações diferentes, vendido, cedido para publicidade ou usado para treinar modelo de inteligência artificial. A seção 4 detalha isso.

3. Dados que tratamos como controlador

São os dados de quem assina a Myndchat e da equipe dessa organização. Abaixo, o que coletamos, para quê, com que fundamento legal e por quanto tempo guardamos.

Nunca coletamos o número completo do cartão nem o código de segurança. Esses campos são preenchidos dentro de um componente isolado, fornecido e operado pelo nosso processador de pagamentos, e não passam pelos nossos servidores, nem pelos nossos registros, nem pelas nossas cópias de segurança.

4. Dados que tratamos como operador

São os dados das pessoas que conversam com os nossos clientes. Aqui a Myndchat não decide nada sobre finalidade: o controlador é a empresa que usa a plataforma, e ela define por que fala com você, com que base legal e por quanto tempo pretende guardar.

O registro de recusa de comunicação tem prazo diferente de propósito: ele sobrevive à eliminação dos demais dados daquele contato. Se apagássemos a recusa junto com o resto, a pessoa voltaria a receber mensagem na importação seguinte, e o pedido dela deixaria de ser respeitado.

O que nunca fazemos com esses dados, sem exceção:

• Não usamos para finalidade própria da Myndchat.
• Não cruzamos dados entre organizações clientes diferentes.
• Não vendemos, não alugamos e não cedemos a terceiros.
• Não usamos para publicidade, nossa ou de quem quer que seja.
• Não usamos para treinar modelos de inteligência artificial, nossos ou de terceiros.
• Não acessamos conteúdo de conversa fora das hipóteses da seção 11, e todo acesso interno fica registrado e visível para o cliente na trilha de auditoria dele.

Isso não é apenas política nossa. O contrato que temos com a Meta para operar como provedor de tecnologia nos obriga a tratar os dados obtidos pelas plataformas dela exclusivamente em nome do cliente e conforme as instruções dele, e proíbe usá-los para qualquer outra finalidade ou divulgá-los a terceiros.

5. Isolamento entre clientes

A plataforma é usada por várias organizações ao mesmo tempo, sobre a mesma infraestrutura. O que impede que uma enxergue a outra não é a organização das telas: é a arquitetura.

• Cada organização é uma fronteira de dados no banco, aplicada pelo próprio banco de dados e não apenas pela aplicação. Uma consulta que tentasse alcançar dados de outra organização é rejeitada na origem.
• A verificação existe também no servidor, de forma independente. As duas camadas funcionam juntas: se uma falhar por erro nosso, a outra continua barrando.
• O isolamento vale igualmente para a base usada pela busca por similaridade da camada de inteligência artificial. Base de conhecimento de um cliente não alcança outro.
• Os identificadores usados nos endereços das páginas não são sequenciais, o que impede descobrir registros de terceiros por tentativa.
• Arquivos e mídias ficam em caminho separado por organização e são servidos apenas por endereço temporário e assinado. Não existe link público permanente para mídia de conversa.
• O acesso em tempo real à caixa de entrada é autorizado por organização. Tentar assinar o canal de outra organização é bloqueado e registrado.

Testamos esse isolamento atacando-o: criamos organizações separadas e tentamos, por todos os caminhos disponíveis, ler, alterar e apagar dados de uma a partir da outra. O controle só é considerado válido quando existe um teste que falha se o controle for removido.

6. Cookies e tecnologias similares

Esta seção resume o que fazemos com cookies. O detalhe completo — o inventário medido, o que cada categoria faz e como bloquear pelo navegador — está na Política de Cookies, que é documento próprio e está listada ao lado. Onde as duas se tocarem, prevalece a Política de Cookies, que é a mais específica sobre o seu navegador.

Cookie é um arquivo pequeno que um site grava no seu navegador. Também usamos aqui o mesmo tratamento para tecnologias equivalentes, como armazenamento local do navegador e pixels de medição.

Nada que não seja estritamente necessário é carregado antes de você decidir. Enquanto você não escolher, nenhum script de terceiro é executado, nenhum pixel dispara e nenhum cookie não essencial é gravado. Fechar o aviso, clicar fora dele ou continuar navegando não é consentimento: sem uma ação afirmativa sua, nada é liberado e o aviso volta a aparecer.

Usamos quatro categorias, e são as mesmas no aviso, no painel de configurações e aqui:

Os cookies e tecnologias efetivamente em uso hoje, medidos no navegador e não estimados:

Não usamos nenhum serviço nas categorias Preferência, Publicidade e Análise de uso neste momento — as três estão vazias, e medimos isso no navegador em vez de supor. As categorias continuam existindo no painel porque, se algum dia entrar um serviço em qualquer uma delas, ele nasce desligado e depende do seu consentimento — e não de uma mudança silenciosa na estrutura do aviso.

Você pode mudar de ideia a qualquer momento, de graça e no mesmo lugar: o link Configurações de Privacidade, no rodapé de todas as páginas, reabre o painel. Revogar é tão simples quanto aceitar, e a revogação remove de fato os cookies daquela categoria, em vez de apenas registrar a recusa. Você também pode bloquear ou apagar cookies pelas configurações do seu navegador; nesse caso, algumas funções podem deixar de operar.

Guardamos o registro do seu consentimento, como a lei exige de quem se apoia nele: qual identificador do consentimento, o que foi aceito e o que foi recusado, quando, a versão desta política e a origem da escolha. O identificador aparece para você dentro do painel de Configurações de Privacidade, para que possa nos pedir os dados do próprio consentimento.

Refazemos a pergunta quando esta política muda de versão, quando entra um serviço novo em categoria não essencial, e a cada seis meses.

7. Inteligência artificial

A Myndchat usa inteligência artificial de forma escalonada, e a maior parte das conversas nunca chega a um modelo generativo. Descrevemos aqui exatamente o que sai da nossa infraestrutura, para onde vai e sob que garantia.

A automação resolve em camadas, e só passa para a seguinte quando a atual não resolve:

Quando a última camada é acionada, o que enviamos ao provedor é delimitado antes da chamada e tem teto: no máximo as últimas quinze mensagens daquela conversa, mais um resumo compactado do que veio antes, mais as informações do negócio que o cliente cadastrou, mais as variáveis e a memória daquele contato que sejam relevantes para responder.

O que nunca é enviado a provedor de inteligência artificial:

• Nenhuma senha, chave, credencial ou segredo.
• Nenhum dado de outra organização, em nenhuma circunstância — inclusive na busca por similaridade, que é restrita à organização já na consulta e não apenas pela regra do banco.
• Nenhum dado de cobrança e nenhum documento de identificação.
• Nenhum dado pessoal além do necessário para responder à mensagem em questão.

O modelo também não tem poder de agir sozinho. Ele produz uma sugestão de resposta e uma classificação; qualquer ação com efeito real só acontece se a saída corresponder a uma lista fechada de ações permitidas, verificada pelo nosso código. O modelo não escreve no banco de dados, não altera permissão, não mexe em cobrança e não decide suspensão de conta.

Sobre os provedores que recebem esse conteúdo, e sob que garantia:

Descrevemos o que está de fato contratado, e não o que gostaríamos de anunciar. A vedação de treinamento é contratual e está em vigor. A janela curta de retenção para monitoramento de abuso existe e é real: solicitamos aos dois provedores um acordo de retenção zero, que é sujeito a aprovação prévia deles. Enquanto esse acordo não vigorar, vale o que está escrito na tabela acima, e esta política será atualizada, com nova versão, no dia em que isso mudar.

Registramos, por chamada, qual categoria de dado foi enviada. É isso que nos permite responder com precisão a um pedido de titular sobre o que foi compartilhado.

8. Decisão automatizada e direito à revisão

Parte do que a plataforma faz é decidido automaticamente, sem intervenção humana no momento. Você tem direito de saber o que é, com que critério e de pedir revisão.

Nenhuma dessas decisões restringe o seu acesso a produto ou serviço, define preço para você, afeta análise de crédito ou produz efeito jurídico. Ainda assim, o direito à revisão vale.

Para pedir revisão de uma decisão automatizada, escreva para privacidade@myndchat.com. Se a decisão foi tomada dentro da conta de um cliente nosso, encaminhamos o pedido a ele, que é o controlador, e informamos você. A revisão é feita por uma pessoa. Respondemos em até 15 dias.

Do nosso lado, como controladores, também usamos processamento automatizado para detectar uso abusivo da plataforma pelos nossos próprios clientes — disparo não solicitado, golpe, conteúdo proibido. Aviso e observação podem ser automáticos. Limitação e suspensão de conta exigem decisão de uma pessoa, registrada com autor e motivo, e o cliente tem canal de contestação com revisão humana. A inteligência artificial pode sinalizar e priorizar; ela nunca decide suspensão.

9. Compartilhamento e subprocessadores

Não vendemos dados pessoais e não os compartilhamos para publicidade de terceiros. Compartilhamos apenas com fornecedores que executam parte do serviço em nosso nome, e apenas o necessário para aquela função. Cada um deles está sujeito a obrigação contratual de confidencialidade, de segurança e de uso restrito à finalidade.

A lista pública, versionada e completa está na página de Subprocessadores, que é a fonte oficial: lá cada fornecedor aparece separado por estado — quem já trata dados hoje, quem está previsto para a plataforma e quais funções ainda não têm fornecedor escolhido. O resumo abaixo repete os fornecedores previstos, sem essa separação:

Quase nenhum deles trata dado ainda. Nesta data só o site institucional está no ar, e o único fornecedor que efetivamente trata dado pessoal é quem hospeda e entrega as páginas. Os demais passam a tratar quando a função correspondente da plataforma entrar em operação. A página de Subprocessadores diz, fornecedor por fornecedor, em que estado cada um está.

Escolhemos fornecedor por capacidade técnica, maturidade de segurança e disposição em assumir por contrato as obrigações que a lei nos impõe. Antes de acrescentar um fornecedor novo a esta lista, avaliamos essas três coisas. Mudança de fornecedor é avisada com pelo menos 30 dias de antecedência aos clientes, gera nova versão da página de Subprocessadores e nova versão desta política.

Também podemos compartilhar dados quando houver ordem judicial, requisição de autoridade competente nos termos da lei, ou necessidade de exercer nossos direitos em processo. Nesses casos, informamos o titular sempre que a lei permitir.

10. Transferência internacional

Todos os fornecedores listados na seção 9 tratam dados fora do Brasil. Isso é transferência internacional, e ela precisa de fundamento próprio.

Você tem direito de receber a íntegra das cláusulas usadas em uma transferência que envolva os seus dados. Peça a privacidade@myndchat.com e respondemos em até 15 dias, preservado o sigilo comercial de terceiros quando aplicável.

A legislação brasileira continua se aplicando ao tratamento feito no exterior sempre que a coleta ocorrer em território nacional ou o serviço for ofertado ao público brasileiro.

11. Segurança da informação

Guardamos conversas privadas de pessoas que nunca contrataram a Myndchat. Isso exige rigor acima da média, e as medidas abaixo são as que efetivamente aplicamos.

• Comunicação cifrada em trânsito em todo o serviço, sem exceção.
• Credenciais de acesso às suas contas de canal cifradas em repouso, com chave gerenciada fora do banco de dados, de modo que uma cópia do banco não as entregue. Elas nunca são enviadas ao navegador, nunca aparecem em registro e nunca são exibidas, nem parcialmente.
• Senha verificada contra bases públicas de credenciais vazadas no momento do cadastro e da troca, com recusa das que já apareceram em vazamento.
• Segundo fator de autenticação disponível para todos e obrigatório para o papel de administrador em plano pago.
• Acesso por menor privilégio: cada pessoa e cada componente enxerga apenas o necessário para a própria função.
• Isolamento entre organizações aplicado no banco de dados e no servidor, de forma independente, conforme a seção 5.
• Trilha de auditoria imutável, que registra quem acessou o quê, quando e de onde.
• Acesso interno a dado de cliente é excepcional, exige justificativa escrita, é limitado no tempo e fica integralmente registrado. O acesso a conteúdo de conversa aparece na trilha de auditoria da própria organização, visível ao cliente.
• Varredura automatizada de credenciais no código e de vulnerabilidade em dependências, em cada alteração.
• Testes automatizados que tentam quebrar o isolamento entre organizações e que falham se o controle for removido.
• Cópias de segurança desde o primeiro dado, com procedimento de restauração testado e não apenas documentado.
• Dados sensíveis mantidos fora dos registros de erro e de diagnóstico, por lista do que é permitido registrar e não por lista do que é proibido — assim, campo novo nasce fora do registro.

Não afirmamos possuir certificação que não temos. Nenhuma das medidas acima é apresentada como selo, norma ou auditoria de terceiro: são controles que implementamos e testamos. Se e quando obtivermos certificação, ela será declarada aqui com o nome e a data.

Se você identificar uma falha de segurança, escreva para seguranca@myndchat.com. Analisamos toda comunicação recebida e não tomamos medida contra quem reporta de boa-fé, sem explorar a falha além do necessário para demonstrá-la e sem acessar dado de terceiros.

12. Retenção e eliminação

Guardamos cada tipo de dado pelo tempo necessário à finalidade que o justifica, ou pelo prazo que a lei exige. Quando o prazo acaba, o dado é eliminado — e eliminação, aqui, significa remoção do banco de dados, do armazenamento de arquivos e, no ciclo devido, também das cópias de segurança.

Quando uma conta é encerrada, a sequência é esta:

• Você tem 30 dias para exportar os seus dados em formato legível.
• Passado esse prazo, os dados são eliminados do banco de dados e do armazenamento em até 60 dias.
• As cópias de segurança que ainda contiverem esses dados são sobrescritas no ciclo normal, em até 90 dias.
• As credenciais dos canais conectados são revogadas imediatamente no encerramento, e não ao fim dos prazos acima.

Um prazo pode ser suspenso, apenas para o item específico, quando houver obrigação legal de guarda maior, ordem judicial ou necessidade de defesa em processo em curso. Nesse caso o dado fica bloqueado para qualquer outra finalidade.

13. Direitos do titular

A lei brasileira garante a você os direitos abaixo. Eles valem independentemente de você ser cliente nosso ou contato final de um cliente — o que muda é o caminho, explicado no fim desta seção.

Como exercer, e o que esperar:

• Escreva para privacidade@myndchat.com, ou diretamente ao Encarregado em encarregado@myndchat.com.
• Respondemos em até 15 dias. Se o pedido for complexo e precisarmos de mais tempo, avisamos dentro desse prazo com a justificativa.
• Antes de atender, confirmamos que o pedido é mesmo seu. A verificação usa dados que já temos e é proporcional ao que está sendo pedido; para pedidos de acesso e eliminação ela é mais estrita, porque atender o pedido errado é, ele próprio, um vazamento.
• O atendimento é gratuito. Não cobramos por exercício de direito.
• Se recusarmos um pedido, dizemos por quê e com que fundamento.

Se você é contato final de um cliente nosso, o caminho é diferente. Quem controla os seus dados é a empresa com quem você conversou, e é a ela que o pedido deve ser dirigido. Se você não souber como contatá-la ou preferir falar conosco, escreva mesmo assim: encaminhamos o seu pedido ao cliente responsável, confirmamos a você que encaminhamos, e apoiamos tecnicamente o atendimento. O que não fazemos é decidir, sozinhos, sobre dados que não controlamos.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Preferimos resolver diretamente com você, mas esse direito existe e não depende de falar conosco antes.

14. Incidente de segurança

Temos procedimento escrito de resposta a incidente, definido antes de precisarmos dele, com as etapas de conter, avaliar, corrigir, comunicar, registrar e aprender.

Quando um incidente de segurança puder acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicamos a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares afetados no prazo de três dias úteis, contados do momento em que soubermos que o incidente atingiu dados pessoais. A comunicação descreve a natureza e a categoria dos dados afetados, o número de titulares, as medidas de segurança adotadas antes e depois, os riscos envolvidos e o que faremos para reverter ou mitigar os efeitos.

A comunicação ao titular é feita em linguagem simples e de forma direta, sempre que for possível identificar quem foi afetado. Quando não for, divulgamos publicamente, de forma visível, pelo prazo mínimo de três meses.

Mantemos registro de todo incidente pelo prazo mínimo de cinco anos, inclusive dos que não exigiram comunicação, com a avaliação que levou a essa conclusão.

Quando o incidente atingir dados que tratamos como operadores, comunicamos imediatamente o cliente controlador e o apoiamos no cumprimento das obrigações dele, que é quem faz a comunicação à Autoridade e aos titulares.

15. Crianças e adolescentes

A Myndchat é uma ferramenta de trabalho contratada por empresas. Não se destina a menores de 18 anos, não é dirigida a crianças e adolescentes e não coleta deliberadamente dados deles para finalidade própria. Criar conta exige capacidade civil e uso empresarial.

Conversas atendidas pelos nossos clientes podem, na prática, envolver crianças ou adolescentes, porque quem escreve para uma loja pelo WhatsApp pode ser qualquer pessoa. Nesses casos o controlador é o cliente, e é dele o dever de tratar esses dados no melhor interesse do menor e de obter consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável legal, quando a lei exigir.

Se soubermos que dados de criança ou adolescente estão sendo tratados na plataforma em desacordo com a lei, comunicamos o cliente responsável, exigimos a regularização e podemos limitar ou suspender o recurso envolvido. Se você acredita que isso está acontecendo, escreva para privacidade@myndchat.com.

16. Registros de acesso

Como provedor de aplicação de internet constituído como pessoa jurídica e com fins econômicos, guardamos os registros de acesso à aplicação — data, hora e endereço IP de cada acesso — pelo prazo de seis meses, sob sigilo e em ambiente controlado, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet.

Esses registros só são disponibilizados mediante ordem judicial, e o conteúdo de comunicações privadas só é disponibilizado nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer. Autoridade administrativa competente pode requerer dados cadastrais na forma da lei.

Não guardamos registros de acesso a outras aplicações de internet e não guardamos dado pessoal excessivo em relação à finalidade que o justificou.

17. Alterações desta política

Esta política pode mudar. Quando isso acontecer, publicamos uma versão nova, com número e data de vigência próprios, e mantemos as versões anteriores acessíveis pelo link no topo desta página.

Se a mudança for relevante — nova finalidade, nova base legal, novo subprocessador em categoria não essencial, mudança de prazo de retenção ou de destino de transferência internacional — avisamos os clientes com destaque e antecedência, e não apenas trocamos o texto.

Mudança de versão desta política ou dos Termos de Serviço dispara novo aceite dentro da plataforma. Até o aceite, o cliente continua atendendo as conversas que já existem, e os recursos de envio em massa ficam temporariamente indisponíveis. Mudança de versão também refaz a pergunta sobre cookies.

18. Data de vigência e versão

Em caso de divergência entre a versão em português e a versão em inglês deste documento, prevalece a versão em português. Esta política é regida pela lei brasileira.